Regulamin przetwarzania danych

REGULAMIN PRZETWARZANIA DANYCH SPÓŁKI EXTREGO Sp. z o.o.

W związku z realizacją zlecenia transportowego lub spedycyjnego (dalej jako zlecenie) strony przekazują i przetwarzają dane osobowe swoich pracowników, podwykonawców, kontrahentów, którzy będą brać udział w realizacji zlecenia.

W związku z powyższym koniecznym stało się ustalenie zasad przetwarzania danych osobowych.

Strony ustalają, że zawarte poniżej zasady przetwarzania normują ich prawa i obowiązki związane z przetwarzaniem danych osobowych. Strony mają identyczne prawa
i obowiązki w zakresie w jakim nawzajem przekazują sobie dane osobowe celem przetwarzania.

1. Na warunkach określonych niniejszym regulaminem oraz zgodnie z panującymi pomiędzy stronami warunkami współpracy Strony przetwarzają dane osobowe (w rozumieniu RODO). Strony działają jako indywidualni administratorzy danych osobowych w związku z przetwarzaniem danych osobowych, które to przetwarzanie odbywa się w celu niezbędnym do wykonania zobowiązań wynikających ze zlecenia i wyłącznie zgodnie z otrzymanymi dyspozycjami.
2. Strony oświadczają, że dysponują podstawą prawną przetwarzania danych osobowych które przekazują, a nadto podjęły wszelkie działania wymagane przepisami prawa.
3. Strony oświadczają, że zdają sobie sprawę, iż przekazane przez niech dane mogą być dalej przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) o ile będzie  to konieczne do realizacji poszczególnych zleceń, a w szczególności do takich krajów jak między innymi: Wielka Brytania, Szwajcaria, Ukraina, Turcja, Serbia, Maroko, Bośnia i Hercegowina, Macedonia, etc. W zakresie części z ww. Komisja nie stwierdziła odpowiedniego stopnia ochrony przez państwo trzecie, terytorium lub określony sektor lub określone sektory w tych państwach trzecich lub organizacjach międzynarodowych do których będą przekazywane dane osobowe. Strony stosują odpowiednie i właściwe zabezpieczenia przekazywanych danych osobowych. Strony mają możliwość uzyskania kopii danych lub informacji o miejscu udostępnienia danych przekazywanych poza EOG.
4. Strony oświadczają, że w związku z ustaleniami zawartymi w pkt. 3 poinformowały wszystkie podmioty których dane przekazują o ich przekazaniu poza EOG, przekazały im odpowiednie wymagane prawem informacje.
5. Przetwarzanie będzie wykonywane w okresie w którym strony pozostają w stosunkach gospodarczych, lub do odwołania zgody na przetwarzanie danych osobowych.
6. Dane osobowe będą przetwarzane w celu wykonania usług polegających na realizacji zleceń, ułatwieniu i nadzorowaniu ich wykonania, umożliwieniu kontaktu stron oraz ich podwykonawców z pracownikami, podwykonawcami, kontrahentami, a ponadto umożliwieniu podejmowania określonych działań prawnych w razie takiej potrzeby.
7. Przetwarzanie obejmować będzie dane osobowe konieczne do wykonania usług. Przetwarzanie danych będzie dotyczyć następujących kategorii osób: pracowników, podwykonawców, kontrahentów, członków Zarządu. Dane przetwarzane przez strony to m.in. dane identyfikacyjne, dane potwierdzające tożsamość oraz dane kontaktowe.
8. Strony mają następujące obowiązki:
   1. Stosowania się do Rozporządzenia RODO;
   2. Ograniczenia dostępu do danych wyłącznie do osób, których dostęp do danych jest potrzebny do realizacji zlecenia i posiadających odpowiednie upoważnienie (art. 25 ust. 2 RODO);
   3. Szkolenia personelu. Strony mają obowiązek zapewnić osobom upoważnionym do przetwarzania danych odpowiednie szkolenie z zakresu ochrony danych osobowych.
   4. Strony są zobowiązane do współdziałania w wykonywaniu Regulaminu, udzielać wyjaśnień w razie wątpliwości co do legalności przetwarzania, jak też wywiązywać się terminowo ze swoich szczegółowych obowiązków.
9. Strony zapewniają i zobowiązują się, że będą przestrzegać przepisów powszechnie obowiązującego prawa oraz zapisów niniejszego Regulaminu.
10. Strony informują się nawzajem o każdym podejrzeniu naruszenia ochrony danych, nie później jednak niż w ciągu 24 godzin od pierwszego zgłoszenia takiego naruszenia. Umożliwiając tym samym uczestnictwo w czynnościach wyjaśniających i informują o ustaleniach z chwilą ich dokonania, w szczególności o stwierdzeniu naruszenia lub jego braku.
11. Strony odpowiadają za szkody spowodowane swoim działaniem w związku z niedopełnieniem obowiązków, które RODO nakłada bezpośrednio na Strony. Strony odpowiadają również za szkody spowodowane zastosowaniem lub niezastosowaniem właściwych środków bezpieczeństwa.
12. Strony mają obowiązek zatrzymywania dokumentów stanowiących dowód przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz w związku wykonywanymi usługami przez właściwe okresy zatrzymania po zakończeniu współpracy.
13. Przekazanie danych jest dokonywane na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie. Obejmuje dane osobowe wymagane do realizacji zleceń.
14. Przekazywanie danych wynika z istoty łączących strony stosunków, polega on  w szczególności na konieczności wykonania zleceń i nadzorowania ich wykonania, umożliwienia kontaktu jednej strony (kontrahenta) oraz jej kontrahentów i podwykonawców z podwykonawcami i kontrahentami drugiej strony.

Klauzula informacyjna

Na podstawie art. 12 i 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych) w związku z zawartą umową informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych jest spółka z grupy EXTREGO. Spółki grupy EXTREGO to :

a. EXTREGO Sp. z o.o. z siedzibą w Świlczy (Świlcza 146E, 36-072 Świlcza, KRS: 0001001810, REGON: 380202918, NIP: 8133781093).

b. Extrego Express Sp. z o.o. z siedzibą w Świlczy (Świlcza 146E, 36-072 Świlcza , KRS: 0000801724, NIP: 5170401462, REGON: 384252735).

Dane kontaktowe Współadministratorów: e-mail: contact@extrego.com.

Treść uzgodnień pomiędzy Współadministratorami znajduje się pod adresem: https://www.extrego.com/uzgodnienie-pomiedzy-wspoladministratorami .

2. Informujemy, że EXTREGO Sp. z o.o. wyznaczyła Inspektora Danych Osobowych – Pana Łukasza Ważnego. Z Inspektorem Ochrony Danych można skontaktować się poprzez adres mailowy rodo@extrego.com lub pisemnie na adres siedziby Administratora (Świlcza 146E, 36-072 Świlcza).

3. Współadministratorzy postanowili ustanowić wspólny punkt kontaktowy, z którym możesz się skontaktować w sprawach związanych z ochroną danych osobowych poprzez formularz kontaktowy zamieszczony https://www.extrego.com/kontakt , wysyłając wiadomość elektroniczną na adres: rodo@extrego.com lub pisemnie na adres siedziby Współadministratorów (Świlcza 146E, 36-072 Świlcza).

4. Dane osobowe przetwarzane będą w celu:

a. wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dotyczy umowa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO oraz ewentualnej obrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) Rozporządzenia RODO,

b. rozliczeń rachunkowych i podatkowych, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) Rozporządzenia RODO,

c. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia RODO – w celach wynikających
z udzielonej zgody na przetwarzanie danych osobowych, w przypadku ich przetwarzania na tej podstawie.

5. Podanie danych osobowych w zakresie danych identyfikacyjnych, kontaktowych
i rozliczeniowych jest niezbędne w celu zawarcia i realizacji umowy o świadczenie usług. Brak podania tych danych uniemożliwi zawarcie umowy i realizację świadczenia. Podanie innych danych jest dobrowolne, ale ich niepodanie uniemożliwi kontakt i przesłanie oferty.

6. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres 6 lat od daty wykonania umowy,
z zastrzeżeniem wyjątków dotyczących przetwarzania danych na podstawie udzielonej zgody, które będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania.

7. Odbiorcą danych osobowych są osoby upoważnione przez administratora danych osobowych, podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty zewnętrzne w ramach podpisanych umów, a w szczególności: hostingodawca serwerów i poczty elektronicznej, zewnętrzna obsługa kadrowo-księgowa, zewnętrzne podmioty dostarczające oprogramowanie kadrowo – księgowe, podmiot dostarczający oprogramowanie do zarządzania transportem TMS oraz podmioty świadczące usługi wspomagające wykonywanie usług spedycyjnych
i transportowych.

8. Informujemy o przysługującym prawie do:

1. dostępu do swoich danych, ich sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz do usunięcia danych,
2. do przeniesienia danych osobowych do innego administratora, jeżeli jest to możliwe technicznie oraz prawo do otrzymania kopii danych w ustrukturyzowanym formacie, przy czym z niniejszego prawa można skorzystać wyłącznie, gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
3. do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych, przy czym nie wpływa ono na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania tych danych,
4. do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, kancelaria@uodo.gov.pl.
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w celu ewentualnej obrony przed roszczeniami lub ich dochodzenia.

Z przysługujących Ci praw (z wyjątkiem prawa do wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych) możesz skorzystać poprzez kontakt z każdym z współadministratorów lub zgłaszając żądanie za pośrednictwem ustanowionego przez Współadministratorów punktu kontaktowego wskazanego w pkt. 3 niniejszej klauzuli informacyjnej.

9. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji lub profilowaniu.

10. W określonych przypadkach (tj. w przypadku wykonywania zlecenia transportowego na rzecz kontrahenta/odbiorcy ładunku/nadawcy ładunku mającego swoją siedzibę poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (tj. Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Ukrainy, Turcji, Serbii, Maroko, Bośni i Hercegowiny lub Macedonii Północnej) dane mogą być przekazywane poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Szwajcaria zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej nr 2000\518\WE
oraz Wielka Brytania zgodnie z decyzjami Komisji europejskiej o sygnaturze C(2021) 4800 final oraz C(2021) 4801 final zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych. Z uwagi na fakt, iż przepisy prawne obowiązujące w Turcji, Serbii, Maroko, Bośni
i Hercegowinie, Macedonii Północnej oraz na Ukrainie nie gwarantują zabezpieczenia danych osobowych na równi z przepisami obowiązującymi na terenie Unii Europejskiej, Administrator celem zabezpieczenia transferowanych danych stosuje standardowe klauzule umowne. W wszystkich ww. wypadkach dane będą transferowane na podstawie art. 46 ust. 2 lit. c) lub art. 49 ust. 1 lit. b) lub c) RODO. Kopię zastosowanych przez Administratora standardowych klauzul umownych można uzyskać w siedzibie Administratora. 

Poza ww. wyjątkami dane nie będą przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych.